Slot yang sudah dibooking tapi kosong tidak menghasilkan apa-apa, dan pasien lain yang mau slot itu sudah telanjur ditolak. Di klinik gigi, salon, atau praktik jasa apa pun, banyak no-show bisa dicegah dengan komunikasi yang lebih baik, tanpa denda.
Kenapa pasien tidak datang
Jarang ada pasien yang sengaja mangkir. Kebanyakan lupa, ragu apakah jadwalnya masih berlaku, atau malas menunggu di ruang tunggu yang penuh. Semuanya masalah informasi. Menelepon satu per satu menyita waktu staf, sedangkan banyak pasien lebih nyaman menerima kabar lewat WhatsApp.
Pola yang bisa dipakai
- Ingatkan sebelum jadwal. Booking lewat Reservasi membawa file kalender dengan alarm 24 jam dan 2 jam sebelumnya, gratis di HP pasien. Pengingat WhatsApp bisa dinyalakan sebagai lapis kedua. Pesannya terkirim saat jadwal tinggal sehari dan saat tinggal 2 jam. Bawaannya mati, dan setiap pesan memakai kredit.
- Permudah pembatalan lebih awal. Pasien bisa menggeser jadwal sampai 2 kali atau batal sendiri sebelum jam mulai. Slot yang dibatalkan lebih awal masih bisa diisi pasien lain, sedangkan slot yang kosong diam-diam tidak.
- Atur kategori Reservasi per dokter atau jenis tindakan. Kapasitas tiap kategori bisa dibatasi, jadi booking tidak melebihi jatah dokter.
- Beri pasien tanpa janji jalur sendiri. Pasien dengan keluhan mendadak bisa scan QR di pintu dan masuk Waitlist. Tiketnya menulis berapa grup di depannya, misalnya "2 grup di depanmu".
- Kabari saat giliran mendekat lewat notifikasi browser yang gratis, atau WhatsApp di paket Pro bagi pasien yang memintanya. Ruang tunggu boleh sepi, pasiennya sedang di kafe sebelah. Pasien iPhone sebaiknya membuka tiket di Safari lalu memilih Tambah ke Layar Utama, supaya kabar tetap masuk saat HP terkunci.
Jangan membanjiri pasien dengan pesan
Pengingat yang efektif sedikit dan relevan. Terlalu banyak pesan akan dibaca sebagai gangguan, lalu di-mute.
Welkam membantu di dua titik. Sebelum hari H, Reservasi memberi alarm kalender dan jadwal yang bisa digeser pasien sendiri. Di hari H, Waitlist menunjukkan posisi di HP pasien tanpa janji dan mengabari saat giliran dekat. Pasien juga bisa batal sendiri dari tiketnya, jadi urutan berikutnya cepat maju.
Angkanya terlihat di Insights. Tab Reservasi menghitung booking yang datang, tidak datang, dan dibatalkan, beserta alasan batal. Di Profil tamu, pasien dengan minimal 4 janji bisa berlabel Rawan Tidak Hadir. Label itu hanya terlihat staf.
Baca juga: waiting list untuk klinik gigi.
