Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Welkam ("kami") mengumpulkan, menggunakan, dan melindungi data pribadi saat kamu menggunakan situs welkam.id, aplikasi app.welkam.id, dan halaman tamu di web.welkam.id (tiket, reservasi, kartu stempel, dan Kartu Saya) ("Layanan"). Kami menyusunnya dengan mengacu pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).
Prinsip kami sederhana: data dikumpulkan seperlunya untuk menjalankan Layanan, tidak pernah dijual, dan bisnis tetap jadi pemilik data tamunya sendiri.
Data yang Kami Kumpulkan
Ada empat kelompok data yang diproses di Layanan:
- Data akun bisnis, nama, email, nomor HP, nama brand dan outlet, serta data penagihan yang kamu berikan saat mendaftar dan berlangganan;
- Data tamu, nama, nomor HP, jumlah rombongan, riwayat kunjungan, stempel, Hadiah Stempel, level member, foto struk belanja (bila bisnis memakai mode struk), dan feedback yang masuk saat tamu bergabung ke waiting list, reservasi, buku tamu, atau berinteraksi dengan bisnismu;
- Data akun pelanggan (opsional), bila tamu memilih "Simpan kartu dengan Google" atau masuk ke Kartu Saya: ID akun Google, alamat email, dan nama dari akun Google tersebut, serta kartu bisnis mana yang ditautkan. Kami tidak menerima kata sandi dan tidak menyimpan foto profil;
- Data teknis, log akses, jenis perangkat/browser, dan cookie fungsional yang diperlukan agar Layanan berjalan, termasuk cookie sesi akun pelanggan, serta cookie analitik di situs welkam.id (lihat bagian Cookie & Analitik).
Cara Kami Menggunakan Data
Data digunakan untuk menjalankan Layanan: mengelola waiting list dan panggilan, mengirim notifikasi WhatsApp, menjalankan program stempel dan level member (memberi stempel, menyimpan Hadiah Stempel, menampilkan kartu di halaman tamu dan Kartu Saya, membuat kode tukar sekali pakai, dan mencatat penukaran di kasir), menjalankan kampanye yang dibuat bisnis, menampilkan analitik, memproses tagihan, memberikan support, serta menjaga keamanan dan memperbaiki produk.
Kami tidak menjual data pribadi kepada pihak mana pun, dan tidak menggunakan data tamu bisnismu untuk beriklan ke pihak lain.
Peran Kami atas Data Tamu
Untuk data tamu, bisnis tempat tamu terdaftar berperan sebagai pengendali data, merekalah yang menentukan untuk apa data dipakai. Welkam berperan sebagai pemroses yang menjalankan instruksi bisnis lewat fitur Layanan.
Untuk akun pelanggan (masuk dengan Google) yang dapat dipakai di lebih dari satu bisnis, Welkam berperan sebagai pengendali data akun tersebut: kami yang mengelola akun itu dan menautkannya hanya ke kartu bisnis yang kamu pilih. Data kartu di tiap bisnis (stempel, hadiah, kunjungan) tetap data tamu milik bisnis tersebut.
Kalau kamu adalah tamu dan ingin mengakses atau menghapus datamu, jalur tercepat adalah menghubungi bisnis tempat kamu terdaftar. Kamu juga bisa email kami, akan kami bantu teruskan dan proses.
Data dari Google (Masuk dengan Google)
Masuk dengan Google bersifat opsional. Tanpa itu, tamu tetap bisa melihat stempel lewat tautan tiket atau reservasi dan menukar hadiah lewat staf.
- Yang kami terima. ID akun Google, alamat email, dan nama. Kami tidak menerima kata sandi, kontak, atau data Google lain, dan tidak menyimpan foto profil.
- Untuk apa. Mengenali akun pelanggan, menautkan kartu stempel yang kamu pilih, menampilkan semua kartu itu di Kartu Saya, dan membuat kode tukar hadiah dari HP.
- Kepada siapa ditampilkan. Bisnis tempat kartu ditautkan hanya melihat status tautan dan alamat email yang disamarkan, untuk membantu staf mencocokkan penukaran. Data ini tidak dijual dan tidak dipakai untuk iklan.
- Berapa lama. Akun pelanggan disimpan sampai kamu menghapusnya. Sesi masuk berakhir otomatis. Bila bisnis melepas tautan atau data tamu di bisnis itu dihapus, tautan ke bisnis tersebut ikut dihapus.
- Cara menghapus. Buka Kartu Saya, lalu ketuk "Keluar & hapus akun". Akun dan semua tautannya dihapus; stempel dan hadiah tetap melekat pada nomor HP-mu di tiap bisnis.
Penggunaan dan pemindahan informasi yang diterima Welkam dari Google API mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use.
Berbagi Data
Data hanya dibagikan sebatas yang diperlukan untuk menjalankan Layanan, yaitu kepada:
- Penyedia infrastruktur, hosting, jaringan, penyimpanan berkas, dan keamanan (misalnya penyedia server dan Cloudflare);
- Penyedia jalur pengiriman pesan, untuk notifikasi WhatsApp yang dikirim atas nama bisnismu;
- Google, untuk memproses masuk dengan akun Google (kami menerima token identitas, bukan kata sandi);
- Bisnis tempat kartu ditautkan, sebatas status tautan dan email yang disamarkan;
- Penyedia pembayaran, untuk memproses tagihan berlangganan;
- Penegak hukum, hanya bila diwajibkan oleh peraturan yang berlaku.
Penyimpanan & Retensi
Data disimpan selama akun bisnis aktif. Paket berlangganan menentukan berapa lama data tamu bisa dibuka oleh bisnis, bukan berapa lama data disimpan: paket Free membuka semua data 7 hari terakhir, paket Pro membuka semua data selama berlangganan. Foto struk dihapus 90 hari sesudah dicek. Akun pelanggan disimpan sampai pemiliknya menghapusnya. Setelah akun bisnis ditutup, data dihapus dari sistem aktif dalam waktu 30 hari dan dari cadangan selambatnya 90 hari, kecuali ada kewajiban hukum untuk menyimpan lebih lama.
Keamanan
Kami menerapkan langkah pengamanan yang wajar dan berlapis: enkripsi saat data berpindah (in transit), kontrol akses berbasis peran, isolasi data antar bisnis (multi-tenant isolation), pemisahan akun pelanggan dari akun bisnis, dan pencadangan rutin. Tidak ada sistem yang 100% kebal, tapi kami memperlakukan keamanan sebagai pekerjaan yang nggak pernah selesai.
Data WhatsApp Business dari Meta
Bila bisnismu menghubungkan nomor WhatsApp Business miliknya ke Welkam melalui alur pendaftaran resmi Meta (Embedded Signup), kami menerima dan menyimpan data berikut dari Meta: ID akun WhatsApp Business, ID dan nomor telepon bisnis, nama tampilan bisnis, status kualitas dan batas kirim nomor, template pesan beserta status tinjauannya, serta token akses yang diterbitkan Meta untuk aplikasi Welkam.
Data tersebut hanya dipakai untuk mengirim dan menerima pesan WhatsApp atas nama bisnismu, mengelola template pesan, dan menampilkan status pengiriman di Layanan. Data ini tidak dipakai untuk tujuan lain, tidak dijual, dan hanya dibagikan kepada Meta serta mitra resmi Meta yang membantu memproses tagihan pesan WhatsApp.
Bisnis dapat memutuskan sambungan kapan saja melalui Meta Business Suite atau dengan menghubungi kami. Setelah sambungan diputus, token akses dicabut dan data aset WhatsApp Business tersebut dihapus dari sistem aktif kami sesegera mungkin, sesuai peraturan yang berlaku.
Cara Meminta Penghapusan Data
Untuk meminta penghapusan data, kirim email ke halo@welkam.id dengan subjek "Hapus Data". Sertakan email akun bisnis, atau nomor HP yang kamu pakai saat bergabung sebagai tamu. Kami akan memverifikasi dan memproses permintaanmu sesuai jangka waktu yang diatur peraturan.
Pemilik akun pelanggan juga dapat menghapus akunnya sendiri di Kartu Saya (web.welkam.id/kartu, lalu "Keluar & hapus akun"). Penghapusan akun pelanggan tidak menghapus stempel dan hadiah yang melekat pada nomor HP di tiap bisnis; untuk itu hubungi bisnis terkait atau kami.
Hak Kamu
Sesuai UU PDP, kamu berhak mengakses, memperbaiki, dan menghapus data pribadimu, menarik persetujuan, serta mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu. Ajukan lewat halo@welkam.id, kami tanggapi sesuai jangka waktu yang diatur peraturan.
Anak di Bawah Umur
Layanan untuk bisnis tidak ditujukan bagi anak di bawah 18 tahun. Tamu di bawah 18 tahun memerlukan izin orang tua atau wali untuk ikut program loyalti dan membuat akun pelanggan. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak tanpa persetujuan yang sah; bila kamu yakin ada data anak yang masuk tanpa persetujuan tersebut, beri tahu kami untuk dihapus.
Perubahan Kebijakan
Kebijakan ini dapat kami perbarui seiring berkembangnya Layanan atau peraturan. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini beserta tanggal pembaruannya; perubahan materiil akan kami beritahukan lewat email atau notifikasi di aplikasi.
Kontak
Pertanyaan atau permintaan terkait privasi bisa dikirim ke halo@welkam.id dengan subjek "Privasi". Kami balas maksimal 1×24 jam kerja.