Sabtu malam, 25 grup menunggu dan satu staf memegang kertas serta spidol. Ada yang bertanya "masih lama?", ada yang namanya terlewat, ada juga yang sudah pulang tanpa bilang. Kalau ini terasa akrab, restomu tidak kekurangan tamu. Yang kurang adalah cara mengatur kedatangan mereka.
Aplikasi waiting list merapikan bagian itu. Tamu masuk daftar digital, melihat posisinya sendiri, lalu dipanggil tanpa teriakan. Di bawah ini cara kerjanya dan hal yang perlu dicek sebelum memilih.
Apa itu aplikasi waiting list restoran?
Waiting list restoran artinya daftar tunggu untuk tamu yang datang tanpa reservasi ketika semua meja penuh. Aplikasi waiting list restoran adalah versi digital dari daftar itu. Tamu mendaftar sendiri lewat HP, sistem mengurutkan giliran dan menunjukkan posisinya, lalu mengabari tamu ketika meja siap. Banyak orang juga menyebutnya aplikasi antrian restoran atau sistem antrian online.
Reservasi berbeda. Reservasi mengunci meja untuk jam tertentu sebelum tamu datang, sedangkan waiting list mengatur tamu yang sudah ada di lokasi. Resto ramai biasanya butuh keduanya, karena jam paling sibuk justru diisi tamu yang datang langsung.
Cara kerjanya
Tamu scan QR di pintu, lalu mengisi nama dan jumlah orang dari HP sendiri, tanpa install aplikasi. Mereka masuk waiting list digital dan melihat posisinya bergerak di layar. Tamu menyalakan notifikasi di tiketnya, lalu HP-nya berbunyi saat giliran dekat dan saat dipanggil. Di paket Pro, tamu yang memintanya bisa dikabari lewat WhatsApp. Di iPhone, minta tamu membuka tiket di Safari dan memakai Tambah ke Layar Utama agar notifikasinya sampai saat layar mati. Di sisi resto, staf melihat seluruh daftar di satu layar dan tinggal menekan tombol panggil.
Karena posisi kelihatan di HP, tamu tidak perlu menumpuk di depan pintu. Mereka boleh jalan-jalan dulu tanpa takut kehilangan giliran.
Tanda restomu sudah butuh waiting list digital
- Tiap weekend ada tamu yang bertanya "masih lama?" lebih dari sekali.
- Satu staf habis waktunya untuk memegang kertas dan memanggil nama.
- Ada tamu yang pulang tanpa bilang, dan kamu baru sadar saat namanya dipanggil.
- Area depan pintu sesak sampai mengganggu tamu yang mau keluar.
- Weekend penuh, hari biasa sepi, dan kamu tidak punya kontak tamu weekend untuk diajak datang lagi.
Waiting list kertas, Excel, atau aplikasi?
| Aplikasi | Kertas | Excel | |
|---|---|---|---|
| Tamu tahu posisinya | Ya, langsung di HP | Tidak | Tidak |
| Cara memanggil | Notifikasi di HP tamu | Teriak | Teriak atau telepon |
| Tamu boleh pergi dulu | Boleh, dikabari lewat HP | Berisiko terlewat | Berisiko terlewat |
| Data tamu | Jadi data pelanggan | Dibuang tiap malam | Tersimpan, tapi berantakan |
| Biaya | Mulai Rp0 | Rp0 | Rp0 |
Excel lebih rapi dari kertas, dan banyak resto memulainya dari sana. Template sederhananya cukup berisi kolom jam datang, nama, jumlah orang, nomor HP, dan jam dipanggil. Tapi file itu dipegang satu orang, tamu tetap tidak tahu posisinya, dan memanggil tetap manual. Makin banyak tamu per malam, makin menumpuk pekerjaannya.
5 hal yang perlu dicek sebelum memilih aplikasi waiting list restoran
Semua vendor mengaku mudah dipakai. Bedanya ada di detail operasional.
1. Tamu perlu install aplikasi atau tidak
Setiap langkah tambahan membuat sebagian tamu enggan ikut. Standar minimalnya scan QR, lalu browser terbuka. Cek juga apakah tamu harus membuat akun atau memasukkan kode OTP. Di pintu resto yang ramai, beberapa detik tambahan saja sudah membuat orang malas.
2. Panggilannya lewat apa
Panggilan yang hanya muncul di layar TV mudah terlewat. Notifikasi di HP ikut ke mana pun tamu pergi. Tanyakan juga apakah ada pengingat sebelum panggilan terakhir, supaya tamu sudah berjalan kembali sebelum mejanya siap.
3. Datanya dipakai untuk apa
Daftar tunggu yang baik tersimpan sebagai data pelanggan, misalnya siapa yang datang dan seberapa sering. Kalau datanya hilang tiap malam, aplikasinya cuma jadi pengeras suara digital. Pastikan datanya bisa dipakai lagi untuk mengajak tamu kembali, memberi stempel, atau melihat tamu baru dan tamu lama tiap minggu. Di Welkam, setiap tiket masuk ke Profil tamu, lalu dipakai Loyalty & stempel dan WhatsApp CRM.
4. Batas paketnya di mana
Cek fitur inti apa yang dikunci di paket mahal. Lihat juga batas tamu per bulan, biaya per pesan WhatsApp, batas jumlah staf, dan apakah tiap cabang dihitung terpisah.
5. Bisa dicoba tanpa komitmen atau tidak
Pilih yang bisa dicoba gratis di jam ramai. Cobalah di malam paling sibuk, karena di situ kelihatan apakah stafmu betah memakainya. Paket Free Welkam bisa dipakai terus untuk 1 outlet, tanpa batas waktu.
Cara memasang waiting list digital di resto
Pindah dari kertas ke aplikasi tidak butuh renovasi atau alat baru. Yang menentukan justru hal kecil di lantai resto.
- Taruh QR di tempat tamu berhenti, seperti pintu masuk, papan menu di depan, dan meja kasir. Ukurannya harus cukup besar untuk di-scan dari jarak satu langkah dan dipasang setinggi mata.
- Siapkan satu kalimat yang sama untuk semua staf, misalnya "Silakan scan QR ini, Kak, lalu nyalakan notifikasinya. HP Kakak akan berbunyi saat giliran dekat, jadi boleh jalan-jalan dulu."
- Atur kapan pengingat dikirim. Di Welkam, bawaannya pengingat datang saat tinggal 8 dan 3 grup di depan. Resto dengan perputaran meja cepat butuh pengingat lebih awal supaya tamu sudah kembali saat meja siap.
- Atur jeda tidak hadir. Jeda yang terlalu pendek membuat tamu yang sedang berjalan kembali terlewat, jeda yang terlalu panjang membuat meja menganggur. Bawaan Welkam 2 menit setelah tamu dipanggil.
- Uji di malam paling ramai. Di minggu pertama, minta satu staf memegang waiting list sepenuhnya dan jangan dicampur dengan kertas.
Kesalahan yang sering terjadi di minggu pertama
Kesalahan paling umum adalah menjalankan dua sistem sekaligus. Sebagian tamu dicatat di kertas, sebagian di aplikasi, lalu urutannya kacau. Pilih satu sejak hari pertama.
Kesalahan kedua adalah perkiraan waktu yang terlalu optimis. Mengatakan 15 menit padahal kenyataannya 40 menit membuat tamu kecewa. Lebih baik jujur, lalu ternyata lebih cepat.
Ketiga, status meja tidak diperbarui. Kalau meja kosong tidak ditandai, giliran tamu ikut tertahan. Di Welkam, denah Flow menunjukkan meja yang Kosong atau Terisi. Terakhir, data tamu dibiarkan begitu saja. Waiting list sudah mengumpulkan nomor HP tamu weekend, dan sayang kalau mereka tidak pernah diajak kembali di hari sepi.
Berapa harga aplikasi waiting list restoran?
Model harganya biasanya langganan per outlet per bulan, bayar per tamu atau per pesan, atau beli putus untuk mesin antrian. Untuk resto, langganan per outlet dengan paket gratis paling masuk akal, karena bisa dicoba di jam ramai tanpa keluar uang lebih dulu.
Sebagai gambaran, paket Free Welkam Rp0 untuk 1 outlet dengan semua fitur inti, dan akses data tamu 7 hari terakhir. Pro Rp299.000 per outlet per bulan membuka semua data selama berlangganan. Fitur WhatsApp ada di Pro dan dihitung per pesan lewat kredit. Rinciannya ada di halaman harga.
Hitung dulu sebelum memutuskan
Hitung dulu kerugianmu sekarang. Kalikan tamu yang pulang di jam ramai dengan rata-rata belanja per tamu, lalu dengan jumlah hari ramai dalam sebulan. Bandingkan hasilnya dengan harga langganan. Kalkulator omzet bocor bisa kamu pakai gratis.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya waiting list dan antrian?
Di resto isinya sama, yaitu daftar tamu yang menunggu meja. Istilah waiting list lebih sering dipakai di F&B, sedangkan antrian lebih umum di layanan publik.
Apakah aplikasi waiting list restoran bisa dipakai di kafe?
Bisa. Cara kerjanya sama untuk kafe yang sering penuh di akhir pekan.
Aplikasi waiting list restoran mana yang terbaik?
Yang terbaik untukmu adalah yang lolos lima cek di atas ketika dicoba di malam paling ramai di restomu sendiri. Perbandingan beberapa aplikasi ada di 11 aplikasi antrian restoran terbaik.
Apakah tamu wajib punya WhatsApp?
Tidak. Tamu memantau giliran dari browser dan dikabari lewat notifikasi browser yang gratis. WhatsApp hanya untuk tamu yang memintanya, di paket Pro.
Apakah bisa dipakai bersama reservasi?
Bisa. Di Welkam, Reservasi, Waitlist, dan denah meja ada dalam satu akun, dan tamu dari keduanya tercatat di Profil tamu yang sama. Detailnya ada di halaman Reservasi.
Berapa lama waktu untuk mulai?
Daftar, isi data outlet lewat menu Mulai di Sini, cetak QR, lalu tempel di pintu. Setelah QR tertempel, tamu sudah bisa mendaftar.
