Tiga puluh menit sebelum pintu dibuka, barisan sudah sampai ke parkiran. Sebagian tamu datang karena promo, sebagian karena penasaran, dan semuanya ingin masuk duluan. Di saat yang sama, dapurmu baru pertama kali melayani tamu sungguhan.
Antrian grand opening membentuk kesan pertama tamu, bahkan sebelum mereka mencicipi makanan. Di bawah ini cara mengaturnya, dari hitungan kapasitas sampai kalimat yang diucapkan staf di pintu.
Kenapa antrian grand opening berbeda dari hari biasa
Di hari biasa, tamu datang menyebar sepanjang jam makan. Di hari opening, mereka datang hampir bersamaan, sering tepat di jam mulai promo. Stafmu masih baru, dapurmu belum hafal ritme, dan banyak tamu merekam suasana untuk media sosial. Barisan yang berantakan hari itu bisa tersebar lebih luas daripada promomu sendiri.
1. Hitung kapasitas sebelum hari H
Mulailah dengan angka. Kalikan jumlah kursi dengan berapa kali kursi itu bisa terisi dalam satu jam. Misalnya restomu punya 40 kursi dan rata-rata tamu makan selama 60 menit, berarti kapasitasmu sekitar 40 tamu per jam. Kalau rata-rata makan 45 menit, kapasitasnya naik menjadi sekitar 53 tamu per jam.
Cek juga kemampuan dapur. Kalau dapur hanya sanggup mengeluarkan 30 porsi per jam, kapasitasmu 30 walau kursinya cukup untuk 40. Pakai angka yang lebih kecil.
Dari situ kamu bisa memperkirakan waktu tunggu. Kalau 60 orang sudah menunggu dan restomu melayani 40 orang per jam, orang terakhir menunggu sekitar satu setengah jam. Angka ini nanti kamu sampaikan ke tamu, jadi hitung dari sekarang, jangan menebak di depan pintu.
2. Pisahkan jalur tamu
Tamu undangan, tamu reservasi, dan tamu yang datang langsung sebaiknya punya jalur sendiri. Kalau dicampur dalam satu barisan, tamu undangan yang datang tepat waktu ikut menunggu lama, dan itu tidak enak bagi orang yang sengaja kamu undang.
Cara termudah, beri tamu undangan jam kedatangan yang berbeda, misalnya satu jam sebelum pintu dibuka untuk umum. Tamu yang mau mengamankan meja bisa memesan lewat Reservasi, dan tamu yang datang langsung masuk Waitlist di pintu yang sama.
4. Ganti barisan fisik dengan waiting list
Barisan fisik memaksa tamu berdiri di tempat. Nomor kertas sedikit lebih baik, tetapi tamu tetap takut pergi karena tidak tahu kapan nomornya dipanggil.
Waiting list digital mengatasi keduanya. Tamu scan QR, mengisi nama dan jumlah orang, lalu mendapat nomor dan posisinya di HP, misalnya "12 grup di depanmu". Setelah menyalakan notifikasi di tiketnya, tamu boleh jalan-jalan, duduk di kafe sebelah, atau menunggu di mobil. HP berbunyi saat giliran dekat dan saat dipanggil. Nomor yang dipanggil juga bisa tampil di Layar TV. Di pintu, staf tidak perlu berteriak memanggil nama.
Paket Free Welkam bisa dipakai untuk ini, dan bisa dicoba dulu saat soft opening supaya staf terbiasa di hari H. Detailnya ada di halaman aplikasi antrian restoran.
5. Sampaikan waktu tunggu dengan jujur
Tamu lebih sabar menunggu waktu yang jelas daripada janji yang meleset. Kalau perkiraannya satu jam, katakan satu jam. Tamu yang dipanggil setelah 45 menit akan senang, sedangkan tamu yang dijanjikan 15 menit lalu menunggu 45 menit akan kesal.
Waiting list digital memperbarui posisi tamu sendiri, jadi staf tidak perlu menebak. Bawaannya tiket menulis jumlah grup di depan. Perkiraan menit bisa dinyalakan per layanan kalau lama makan di outletmu cukup stabil.
Kalau waktu tunggu tetap panjang, nyalakan Hadiah Menunggu. Pemilik menetapkan hadiah menurut lama menunggu, misalnya minuman gratis setelah 30 menit, dan tamu memilih satu hadiah dari tahap yang tercapai.
6. Bagi tugas staf di pintu
Di hari opening, pintu butuh orang khusus. Satu orang menyambut dan membantu tamu mendaftar, satu orang memantau meja yang akan kosong, dan satu orang memanggil tamu berikutnya. Denah Flow menunjukkan meja yang Kosong atau Terisi, jadi pemantau meja tidak perlu keliling. Penyambut tamu jangan merangkap kasir atau pelayan, karena barisan macet begitu ia meninggalkan pintu.
Siapkan kalimat yang sama untuk semua staf. Contohnya, "Selamat datang, Kak. Silakan scan QR ini, isi nama, lalu nyalakan notifikasinya. HP Kakak akan berbunyi saat meja siap, perkiraannya sekitar satu jam, jadi boleh jalan-jalan dulu." Kalimat yang sama membuat tamu merasa diurus rapi.
7. Siapkan rencana kalau antrian grand opening meledak
Kadang tamu yang datang jauh melebihi perkiraan. Tentukan dari awal batas waktu tunggu yang masih masuk akal untuk restomu. Kalau batas itu terlewati, tutup pendaftaran waiting list untuk hari itu dan sampaikan dengan sopan. Di Welkam, batas tiket per hari diatur per layanan di Pengaturan layanan.
Kalau ada yang mengambil nomor dari rumah, nyalakan QR dinamis dan geofence supaya nomor lebih sulit diambil dari jauh. Cara kerjanya ada di halaman Waitlist.
Tamu yang tidak kebagian bisa diberi voucher atau promo untuk datang di hari lain. Kalau dapurmu sanggup, tawarkan juga menu bawa pulang. Umumkan di media sosial bahwa kuota hari itu sudah penuh, supaya orang yang masih di jalan tidak datang dengan sia-sia.
Keamanan dan izin keramaian
Untuk acara dengan kerumunan besar atau musik live, tanyakan ke Polsek atau Polres setempat soal izin keramaian beberapa minggu sebelum acara. Aturannya tidak menyebut angka tamu yang pasti, jadi lebih aman bertanya langsung. Pastikan juga jalur keluar dan alat pemadam api ringan tidak tertutup barisan tamu.
Setelah antrian bubar, ajak tamu kembali
Bawaannya, tamu yang mendaftar di Waitlist mengisi nama dan nomor HP, dan datanya masuk ke Profil tamu. Mereka orang yang paling penasaran dengan restomu. Kirim pesan terima kasih lewat WhatsApp CRM, dengan alasan untuk datang lagi, misalnya menu yang belum sempat dicoba atau promo khusus hari biasa. Tamu yang membalas BERHENTI PROMO atau mencabut izin promo tidak dikirimi.
Hitung berapa yang kembali. Angka itu lebih jujur menggambarkan keberhasilan opening daripada jumlah tamu di hari pertama.
Di paket Free, data tamu terbuka 7 hari, jadi kirim ajakannya sebelum hari ketujuh. Pro membuka semua data selama berlangganan.
Pertanyaan seputar antrian opening restoran
Antrian grand opening itu apa?
Antrian tamu di hari pembukaan resmi restoran, ketika banyak orang datang hampir bersamaan karena promo, publikasi, atau rasa penasaran.
Berapa lama waktu tunggu yang masih wajar?
Tidak ada angka baku. Yang paling penting, tamu tahu perkiraannya sejak awal dan boleh menunggu di tempat lain sampai dipanggil.
Apakah tamu harus install aplikasi untuk masuk waiting list?
Tidak. Dengan Welkam, tamu cukup scan QR dan mengisi nama di browser HP. Tamu iPhone yang ingin dikabari saat layar terkunci cukup membuka tiket di Safari, memilih Tambah ke Layar Utama, lalu menyalakan notifikasi.
Berapa biaya memakai waiting list digital untuk opening?
Welkam punya paket Free Rp0 untuk 1 outlet dengan semua fitur inti, cukup untuk mencoba di soft opening dan grand opening. Paket Pro Rp299.000 per outlet per bulan.
Masih menyiapkan hal lain?
Baca checklist persiapan opening restoran dari H-90 sampai hari H, lengkap dengan daftar izin dan checklist Excel gratis.
