Di klinik, dealer, layanan pelanggan, koperasi, atau salon dengan beberapa meja, jumlah staf jarang pas dengan jumlah loket. Ada yang istirahat, ada yang izin, ada yang sakit mendadak. Loketnya tetap ada, tamunya tetap datang, tapi tidak ada yang menjaga.
Sejak 24 Oktober 2026, satu akun di Welkam bisa membuka beberapa loket sekaligus lewat Mode Loket. Supervisor tidak perlu pindah meja atau ganti akun tiap kali.
Kenapa jam istirahat bikin loket kosong
Satu loket kosong merembet ke loket lain. Tamu yang tadinya terbagi rata jadi menumpuk di loket yang masih buka. Tamu yang kategorinya hanya dilayani loket kosong itu menunggu tanpa kejelasan. Staf yang masih jaga ikut tertekan.
Cara yang biasa dipakai ada tiga: menutup loket sementara, memindahkan staf dari loket lain, atau berharap staf yang istirahat cepat kembali. Ketiganya membuat sebagian tamu menunggu lebih lama dari seharusnya.
Lebih masuk akal kalau supervisor atau admin cabang yang sudah ada di lantai ikut menjaga loket yang kosong, selama staf aslinya belum kembali.
Cara kerja di Welkam, langkah singkat
Mode Loket bawaannya mati. Pemilik menyalakannya di Pengaturan, menu Outlet & Operasional, bagian Loket. Setelah itu:
- Cek izin. Izin "Buka beberapa loket sekaligus" bawaannya nyala untuk Pemilik dan Admin Cabang. Pemilik bisa menyalakannya untuk Supervisor di Tim & Peran.
- Buka papan dan pilih loket. Di dialog "Pilih loket kamu", centang semua loket kosong yang mau kamu jaga, lalu tekan "Buka 2 loket" (angkanya mengikuti jumlah yang dicentang). Tidak ada batas jumlah loket.
- Lihat satu papan. Kolom Menunggu menampilkan tamu dari semua loket yang kamu buka.
- Pilih tujuan saat memanggil. Di pop-up Panggil, baris "Panggil ke loket" menampilkan tiap loket beserta statusnya: sedang melayani, memanggil, atau kosong. Bawaannya loket yang terakhir kamu pakai.
- Saat staf asli kembali, dia menekan "Ambil alih" di loketnya. Kamu mendapat pemberitahuan dan tetap memegang loket sisanya, tanpa muat ulang halaman.
Beberapa hal yang perlu kamu tahu. Akun hanya bisa membuka loket yang kosong, loket yang sedang dipegang orang lain tetap lewat "Ambil alih". Tamu yang sedang kamu layani saat loketnya diambil alih tetap bisa kamu selesaikan. Perangkat yang dipasangkan, misalnya tablet operator, tetap satu loket.
Laporan tetap rapi. Di tabel Kinerja per loket di Insights, panggilan tercatat di loket tujuan, dan namamu muncul sebagai staf di loket itu.
Alur backup, dari buka sampai staf kembali
Gambaran lengkapnya dalam satu peta. Jalur kiri adalah yang biasa terjadi, jalur tengah saat staf aslinya kembali, dan kotak kanan kasus khusus yang tetap terkendali.
- Supervisor centang loket yang kosong, lalu tekan "Buka 2 loket".
- Saat memanggil, pilih loket tujuan. Bawaannya loket yang terakhir dipakai.
- Staf asli kembali, pilih loketnya, lalu tekan "Ambil alih". Supervisor dapat pemberitahuan.
- Loket sisanya tetap dipegang supervisor, termasuk tamu yang sedang dilayani.
- Akun tanpa izin tetap satu loket, seperti sebelumnya.
- Loket yang dipakai staf lain tidak bisa dicentang, tetap lewat "Ambil alih".
Tips mengatur jam istirahat dan staf izin
- Gilir istirahat, jangan serempak. Satu atau dua loket kosong dalam satu waktu masih bisa dijaga supervisor. Semua kosong sekaligus tidak.
- Buka loket backup sebelum staf pergi. Tamu yang sedang menunggu langsung masuk ke papan supervisor, jadi tidak ada jeda tanpa penjaga.
- Pilih tujuan sesuai kebutuhan tamu. Loket hanya muncul sebagai pilihan kalau kategorinya cocok dengan tiket tamu itu, jadi supervisor tidak salah arah.
- Tetapkan siapa yang jadi cadangan sebelum shift mulai. Kalau jam ramai mendadak datang saat dua staf izin, supervisor bisa langsung membuka loket yang kosong tanpa menunggu tambahan orang.
- Biasakan staf yang kembali langsung "Ambil alih". Prosesnya satu tombol, dan supervisor tidak perlu menutup loket satu per satu.
- Tutup loket yang sudah tidak kamu jaga lewat label loket di kepala papan. Ketuk labelnya untuk melihat loket apa saja yang sedang kamu buka.
Apa yang dilihat tamu
Tamu tidak perlu tahu siapa yang menjaga. Saat kamu memanggil dari loket tertentu, Layar TV dan tiket di HP tamu menyebut loket yang kamu pilih, jadi tamu langsung tahu harus ke mana. Nama loket juga diucapkan di TV.
Lihat cara kerja panggilan dan tiketnya di halaman Waitlist, dan tampilan TV di Meja & Layar TV.
Baca juga: Welkam untuk service center dan bengkel, yang juga bekerja dengan loket dan teknisi.
