Hari pembukaan biasanya jadi hari paling ramai sekaligus paling rawan. Tamu undangan, warga sekitar, dan pemburu promo datang di jam yang sama. Dapur masih baru. Staf masih saling menyesuaikan.
Susunan acara grand opening restoran membantu semua orang tahu harus berbuat apa di menit ke berapa. Acaranya tidak perlu megah. Cukup singkat dan tidak membuat dapur kewalahan.
Kalau persiapan opening-mu belum lengkap, mulai dulu dari checklist persiapan opening restoran dari H-90 sampai hari H.
Tiga prinsip menyusun acara grand opening
- Acara seremonial cukup 20 sampai 30 menit. Tamu datang untuk makan, jadi sambutan yang panjang hanya membuat mereka menunggu.
- Taruh momen penting di awal. Pemotongan pita atau tumpeng sebaiknya selesai sebelum pintu dibuka untuk umum.
- Sisakan napas untuk dapur. Jangan buka pintu untuk semua orang di detik yang sama kalau dapur hanya sanggup menyajikan puluhan porsi per jam.
Contoh susunan acara grand opening restoran (3 jam)
Contoh ini untuk acara yang mulai pukul 11.00, dengan pintu dibuka untuk umum pukul 11.30. Geser jamnya sesuai jadwalmu.
| Waktu | Sesi | Penanggung jawab |
|---|---|---|
| 09.30 | Briefing staf, cek dapur, cek bahan, cek QR waiting list | Manajer outlet |
| 10.30 | Tamu undangan datang, welcome drink | Host dan pelayan |
| 11.00 | Pembukaan oleh MC | MC |
| 11.05 | Sambutan pemilik, paling lama 5 menit | Pemilik |
| 11.10 | Doa bersama, potong pita atau tumpeng | MC dan pemilik |
| 11.25 | Foto bersama dan dokumentasi | Tim dokumentasi |
| 11.30 | Pintu dibuka untuk umum, waiting list mulai berjalan | Kapten pintu |
| 12.00 sampai 13.30 | Layanan makan, musik ringan, promo pembukaan berjalan | Semua tim |
| 13.30 | Pengumuman door prize, kalau ada | MC |
| 14.00 | Sesi acara selesai, restoran tetap buka seperti biasa | Manajer outlet |
Penjelasan tiap sesi
Briefing staf sebelum tamu datang
Kumpulkan semua staf 90 menit sebelum acara. Ulang lagi siapa memegang apa, jam berapa pintu dibuka, dan apa yang dikatakan ke tamu kalau menunggu lama. Cek juga QR waiting list sudah tertempel dan bisa di-scan dari HP.
Pembukaan dan sambutan
MC membuka acara, lalu pemilik memberi sambutan singkat. Cukup tiga hal. Terima kasih, cerita singkat kenapa restoran ini dibuka, dan ajakan mencoba menu andalan. Sambutan lewat dari 5 menit biasanya membuat tamu mulai gelisah.
Doa, potong pita, atau potong tumpeng
Pilih satu momen utama saja. Di banyak daerah, potong tumpeng masih jadi tradisi pembukaan usaha. Siapkan fotografer di posisi yang pas, karena foto momen ini biasanya jadi bahan media sosial.
Pintu dibuka untuk umum
Inilah saat paling sibuk. Tamu yang sudah menunggu di luar masuk bersamaan dengan tamu undangan yang mulai memesan. Supaya tidak terjadi barisan panjang di depan pintu, minta tamu masuk Waitlist lewat QR, lalu panggil sesuai kesiapan meja. Cara mengaturnya ada di panduan mengatur antrian grand opening restoran.
Layanan dan hiburan
Musik akustik pelan atau playlist yang cocok dengan konsep sudah cukup. Hiburan yang terlalu ramai membuat tamu susah mengobrol dan staf susah mendengar pesanan. Kalau ada promo, umumkan sekali di awal dan tulis di papan yang mudah dibaca. Kalau ada TV di area tunggu, Layar TV Welkam bisa menampilkan nomor yang dipanggil, QR untuk ambil nomor, dan slide promo.
Door prize dan penutupan
Door prize bisa membuat tamu bertahan lebih lama. Umumkan pemenang di jam yang tidak bentrok dengan puncak jam makan.
Pembagian tugas di hari pembukaan
| Peran | Tugas utama |
|---|---|
| MC | Memegang rundown, menjaga waktu, mengumumkan promo dan door prize |
| Manajer outlet | Mengambil keputusan cepat, memantau dapur dan ruang makan |
| Kapten pintu | Menyambut tamu, mengarahkan ke waiting list, memanggil tamu saat meja siap |
| Kepala dapur | Mengatur urutan masak dan memberi tahu kalau dapur mulai penuh |
| Kasir | Pembayaran dan pencatatan promo |
| Dokumentasi | Foto dan video untuk media sosial |
Satu orang boleh memegang dua peran di restoran kecil. Yang penting, tugas kapten pintu tidak dirangkap dengan tugas yang membuatnya sering meninggalkan pintu.
Versi singkat untuk soft opening
Soft opening tidak butuh seremoni. Cukup briefing 30 menit, layanan 2 sampai 3 jam dengan menu terbatas, lalu evaluasi bersama staf. Bedanya dengan grand opening dibahas di panduan soft opening restoran.
Kesalahan yang sering terjadi
- Sambutan terlalu banyak orang, sehingga acara molor dan tamu kelaparan.
- Pintu dibuka untuk semua orang sekaligus, lalu dapur kewalahan.
- Tidak ada tempat menunggu, sehingga barisan menutup jalan atau toko sebelah.
- MC tidak memegang rundown, sehingga semua sesi bergeser.
- Promo tanpa kuota, sehingga stok habis di jam pertama.
Untuk menghitung berapa tamu yang sanggup kamu layani per jam, pakai kalkulator kapasitas hari H di checklist opening restoran (Excel gratis).
Pertanyaan seputar susunan acara grand opening restoran
Apa saja isi susunan acara grand opening restoran?
Biasanya briefing staf, pembukaan oleh MC, sambutan pemilik, doa dan potong pita atau tumpeng, foto bersama, pintu dibuka untuk umum, layanan dan hiburan, door prize, lalu penutupan.
Berapa lama acara grand opening restoran?
Sesi seremonial cukup 20 sampai 30 menit. Keseluruhan acara, termasuk layanan dan hiburan, biasanya 2 sampai 3 jam.
Perlu MC untuk grand opening?
Tidak wajib, tetapi sangat membantu. MC menjaga waktu dan membuat pengumuman terdengar jelas. Untuk restoran kecil, staf yang percaya diri berbicara di depan umum juga bisa menjadi MC.
Jam berapa grand opening sebaiknya dimulai?
Mulai sekitar satu jam sebelum jam makan siang atau makan malam. Dengan begitu, seremoni selesai tepat saat tamu mulai lapar.
Apa yang perlu disiapkan untuk tamu yang datang bersamaan?
Siapkan tempat menunggu, staf di pintu, dan cara memanggil tamu tanpa harus berdiri berjam-jam di barisan. Waiting list lewat QR membuat tamu bisa menunggu di sekitar lokasi dan kembali saat dipanggil.
